ఎవ్వరు పరిపూర్నులు కారు. మీరు చాలా మంది క్లయింట్‌లను లేదా చేయవలసిన పనుల జాబితాను గారడీ చేస్తున్నప్పుడు, కొన్ని ఇమెయిల్‌లు ఇబ్బందికరమైన సమయం వరకు మీ ఫోన్‌లో తెరవకుండా ఉండవచ్చు. మీరు మీ పొరపాటును గ్రహించిన తర్వాత మీరు సిగ్గుపడవచ్చు, ఆందోళన చెందుతారు లేదా కలత చెందుతారు, క్షమాపణ చెప్పే ఆలస్యమైన ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందన ద్వారా పాల్గొన్న వ్యక్తితో కమ్యూనికేట్ చేయడం ద్వారా పరిస్థితిని పరిష్కరించడం చాలా ముఖ్యం.
వ్రాతపూర్వక కమ్యూనికేషన్ మీ శక్తి కాకపోతే మరియు మీరు ఈ ఇమెయిల్‌ను రూపొందించడానికి కష్టపడుతుంటే, భయపడవద్దు! మేము వేర్వేరు పరిస్థితుల కోసం నాలుగు ఆలస్య ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందన టెంప్లేట్‌లతో ముందుకు వచ్చాము, కాబట్టి మీరు హృదయపూర్వక క్షమాపణలతో ఎలా ప్రతిస్పందించాలో మరియు కలిసి ముందుకు సాగడానికి ఎలా ప్లాన్ చేయాలో బేస్‌లైన్‌ని కలిగి ఉండవచ్చు.
ప్రాథాన్యాలు
ఆలస్యంగా ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందన రాయడానికి మీ కారణం ఏమైనప్పటికీ, ఈ సందేశాన్ని రూపొందించడానికి కొన్ని చేయవలసినవి మరియు చేయకూడనివి ఉన్నాయి.
- ప్రొఫెషనల్ కమ్యూనికేషన్ యొక్క అన్ని సరైన అంశాలను గుర్తుంచుకోండి. ఈ ఇమెయిల్ యొక్క ఉద్దేశ్యం క్షమాపణ చెప్పడం మరియు మీరు ఇప్పటికీ పని చేయడానికి విలువైన ప్రొఫెషనల్ అని నిరూపించడం. ప్రత్యక్షమైన, నిర్దిష్టమైన సబ్జెక్ట్ లైన్‌ను కలిగి ఉండండి, వృత్తిపరమైన వందనంతో ప్రారంభించండి, ఎల్లప్పుడూ ప్రూఫ్ చదవండి, సాధారణ యాసను నివారించండి, వృత్తిపరమైన స్వరాన్ని కొనసాగించండి మరియు ముగింపు సంతకంతో ముగించండి. మీకు ఆలస్యమైన ప్రతిస్పందన వచ్చినప్పుడు, మీరు అస్తవ్యస్తంగా మరియు వృత్తి లేనివారిగా కనిపించవచ్చు. బాగా నిర్మించబడిన, కట్టుబడి ఉండే ఆలోచనాత్మకమైన గమనికతో ఆ భావనను ఎదుర్కోండి ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్ యొక్క అన్ని వృత్తిపరమైన ప్రమాణాలు .
- నిందలు రావాల్సిన చోట నిందను అంగీకరించండి. ఇమెయిల్ ఆలస్యంగా రావడానికి కారణం ఏమైనప్పటికీ — వ్యక్తిగత అత్యవసర పరిస్థితి ఉన్నా లేదా మీరు పూర్తిగా మర్చిపోయినా — ఆలస్యానికి హృదయపూర్వకంగా క్షమాపణలు చెప్పండి. ఆ నిందను అంగీకరించడం వలన మీరు మీ పనికి బాధ్యత వహిస్తారని మరియు నిందను వేరొకరికి మార్చవద్దని చూపుతుంది.
- బహిరంగంగా మరియు నిజాయితీగా ఉండండి. మీరు సుఖంగా ఉంటే, మీ ఆలస్యానికి గల కారణాన్ని మీరు పంచుకోవచ్చు. చాలా వ్యక్తిగత వివరాలలోకి వెళ్లవద్దు; మీ తల్లి క్యాన్సర్‌తో బాధపడుతోందని చెప్పడానికి బదులుగా, మీరు కుటుంబ సభ్యుల గురించి కొన్ని చెడు వార్తలను అందుకున్నారని మరియు ఈ కష్ట సమయంలో వారికి సహాయం చేయడంలో మీరు నిమగ్నమై ఉన్నారని చెప్పండి. ప్రతి ఒక్కరూ జీవితంలో, విషయాలు జరుగుతాయి అనే వాస్తవాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు. మీ జీవితంలో ఒక చిన్న సంగ్రహావలోకనం ఇవ్వడం, చాలా బహిర్గతం చేయకుండా, మీరు ఏమి చేస్తున్నారో వారికి ఒక ఆలోచన ఇవ్వవచ్చు మరియు మీరు ఎక్కడ నుండి వస్తున్నారో వారు మరింత అర్థం చేసుకుంటారు.
- అతిగా ఎమోషనల్ అవ్వకండి. మీ క్లయింట్‌తో నిజాయితీగా ఉండటం ముఖ్యం అయినప్పటికీ, అది నమ్మకాన్ని పెంపొందించగలదు, నిజాయితీ మరియు TMI మధ్య వ్యత్యాసం ఉంది. మీరు ఏమి చేస్తున్నారో, వృత్తిపరమైన కమ్యూనికేషన్ మీ సమస్యలను అన్‌లోడ్ చేయడానికి స్థలం కాదు. మీ ప్రతిస్పందనను పాలిష్ చేయండి మరియు అనవసరమైన వివరాలను తీసివేయండి. మీరు నష్టాన్ని చవిచూశారని చెప్పవచ్చు, కానీ దాని కంటే నిర్దిష్టంగా ఏమీ పొందవద్దు.
- మీరు ముందుకు వెళ్లడానికి ప్లాన్ చేస్తున్న దాని గురించి మీ తదుపరి దశలను వివరించండి. మరీ ముఖ్యంగా, మీరు ఇప్పుడు పట్టుకున్న తర్వాత మీరు ప్రాజెక్ట్‌ను ఎలా ముందుకు తీసుకెళ్లబోతున్నారనే దానిపై మీ వివరణాత్మక ప్రణాళికతో కమ్యూనికేషన్‌లో ఈ లోపాన్ని ప్యాచ్ చేయండి. మీ దశలు ఏమిటో, వాటి నుండి మీకు ఏమి అవసరమో మరియు మీరు పని చేస్తున్న ప్రాజెక్ట్‌ను వేగవంతం చేయడానికి మీరిద్దరూ కలిసి ఎలా పని చేయవచ్చో వారికి తెలియజేయండి.
ఓపెన్ మరియు నిజాయితీతో కూడిన కమ్యూనికేషన్ దాదాపు ఏదైనా సమస్యను పరిష్కరించగలదు. ఈ వృత్తిపరమైన సంబంధాన్ని చక్కదిద్దడానికి మంచి పదాలతో కూడిన ఇమెయిల్ మీకు తిరిగి రావడానికి సహాయపడుతుంది.
లేట్ ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందన టెంప్లేట్లు
1. మీరు స్పందించడం మరచిపోయినప్పుడు
మనమందరం దీనికి దోషులం; మీరు ఇమెయిల్ తెరవండి, మీ తలపై స్పందించండి, తర్వాత ప్రతిస్పందించడానికి మానసిక గమనిక చేయండి , ఆపై మీరు…ఎప్పటికీ స్పందించరు. మీకు గుర్తుండే సమయానికి, మీరు వాటిని ఒక వారం లేదా అంతకంటే ఎక్కువ కాలం పాటు వేలాడదీసారు.
నేను నా స్వంత దుస్తులను ప్రారంభించాలనుకుంటున్నాను
కాబట్టి మీరు పూర్తిగా ప్రొఫెషనల్‌గా మరియు అస్తవ్యస్తంగా కనిపించకుండా ప్రతిస్పందనను ఎలా నిర్మిస్తారు?
గ్రహీత -
ఇప్పుడు మీ ఇమెయిల్‌ను మాత్రమే తిరిగి ఇస్తున్నందుకు నన్ను క్షమించండి. మీరు పంపిన వెంటనే నేను మీ ఇమెయిల్‌ని చదివాను మరియు ఆ సాయంత్రం ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వాలనుకుంటున్నాను. ప్రతిదీ జరుగుతున్నందున, అది షఫుల్‌లో పోయింది మరియు ఇంత ఆలస్యంగా వచ్చిన ప్రతిస్పందనకు మీరు నన్ను క్షమిస్తారని నేను ఆశిస్తున్నాను.
మీరు క్షమాపణ చెప్పిన తర్వాత, మీరు వారి ఇమెయిల్‌కు ప్రతిస్పందించడం కొనసాగించవచ్చు.
2. మీరు ప్రాజెక్ట్ గడువును కోల్పోయినప్పుడు
కొన్నిసార్లు ఇమెయిల్‌కి నెమ్మదిగా స్పందించడం వల్ల గడువు తప్పుతుంది. ఈ సందర్భంలో, మీరు క్షమాపణ చెప్పడమే కాకుండా, మీ రెండు అవసరాలకు సరిపోయేలా మార్చబడిన టైమ్‌లైన్‌తో ముందుకు రావడానికి క్లయింట్‌తో కలిసి పని చేయాలి. మీ వైపు పరిష్కారాలు మరియు సూచనలను అందించడం వలన మీరు సమస్యను పరిష్కరించడానికి మరియు స్వీకరించడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారని చూపుతుంది.
గ్రహీత -
ప్రాజెక్ట్‌లో ఈ భాగాన్ని ఇంకా పూర్తి చేయలేదని మరియు మా గడువును నేను కోల్పోయానని మీకు తెలియజేయడానికి చింతిస్తున్నాను. నా లభ్యతపై ప్రభావం చూపిన ఒక వ్యక్తిగత సంఘటన జరిగింది [లేదా] ఊహించని సంక్లిష్టతల కారణంగా, ఈ పని యొక్క నిర్దిష్ట భాగం మా టైమ్‌లైన్‌లో నేను గతంలో కేటాయించిన దానికంటే ఎక్కువ సమయం పట్టింది. దీని వల్ల మీ వైపున ఏవైనా సమస్యలు ఉంటే నన్ను క్షమించండి. అంకితమైన కృషితో ఈ తేదీలోపు ప్రాజెక్ట్‌లోని ఈ భాగాన్ని పూర్తి చేయగలనని నేను నమ్ముతున్నాను. తిరిగి ట్రాక్‌లోకి రావడానికి మరియు మా తదుపరి గడువును చేరుకోవడానికి, ప్రాజెక్ట్‌ను పూర్తి చేయడంలో మాకు సహాయపడటానికి ఈ వ్యక్తిని తీసుకురావాలని నేను సూచిస్తున్నాను.
మీ సమయ నిర్వహణ నైపుణ్యాలను అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు మీరు గడువును కోల్పోతే భవిష్యత్తులో అంచనా వేయడానికి ఈ తప్పును ఉపయోగించండి. కొన్నిసార్లు జీవితం జరుగుతుంది మరియు విషయాలు ముందుకు వస్తాయి, కానీ మీకు పొడిగింపు అవసరమని మీరు తప్పిన గడువుకు ముందే ఎవరికైనా చెప్పగలిగితే, వారు తమ వైపున ఉన్న విషయాలను మరింత త్వరగా షఫుల్ చేయగలరు, తద్వారా మీరు ఒక పరిష్కారానికి కలిసి పని చేయవచ్చు.
ఒక సిద్ధాంతం మరియు చట్టం మధ్య వ్యత్యాసాన్ని వివరించండి
3. మీరు ఆఫ్ టైమ్ నుండి తిరిగి వస్తున్నప్పుడు
మీరు కొన్ని రోజుల పాటు కార్యాలయం నుండి బయటికి వెళ్లినప్పుడల్లా, మీరు ఎప్పుడు తిరిగి వస్తారు, అత్యవసర పరిస్థితుల్లో మిమ్మల్ని ఎలా సంప్రదించవచ్చు మరియు వారు ఎవరిని సంప్రదించవచ్చు అనే వివరాలతో కూడిన స్వయంచాలక ప్రతిస్పందనను సెటప్ చేయడం మంచి పద్ధతి ఈ సమయంలో శీఘ్ర ప్రతిస్పందన కోసం. అయితే, మీరు ఊహించని విధంగా బయటకు వెళ్లినా లేదా మరచిపోయినా, మీ ఇన్‌బాక్స్‌లో ఉన్న అత్యవసర సందేశాలకు ప్రతిస్పందించడానికి ఇక్కడ ఒక మంచి మార్గం ఉంది.
గ్రహీత -
మీ ఇమెయిల్‌కి చాలా ధన్యవాదాలు! ప్రతిస్పందనలో ఆలస్యం చేసినందుకు నేను క్షమాపణలు కోరుతున్నాను. నేను [ఈ తేదీ] నుండి ఈ ఉదయం వరకు వ్యక్తిగత విషయాలకు హాజరవుతూ ఆఫీసుకు దూరంగా ఉన్నాను, కానీ నేను ఇప్పుడు అందుబాటులో ఉన్నాను మరియు మీ ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వడానికి సంతోషంగా ఉన్నాను.
మీరు క్లయింట్‌తో సన్నిహితంగా ఉన్నట్లయితే మీరు గైర్హాజరు కావడానికి మరింత నిర్దిష్టమైన కారణాన్ని అందించవచ్చు, కానీ మీరు సుఖంగా ఉండటానికి అవసరమైనంత అస్పష్టంగా ఉండవచ్చు.
ఆ తెరిచిన తర్వాత, మీరు మీ క్లయింట్‌కు అవసరమైన ఏదైనా అభ్యర్థించిన సమాచారాన్ని ఇవ్వవచ్చు.
4. మీరు ఇకపై ప్రాజెక్ట్ నిబంధనలను పూర్తి చేయలేనప్పుడు
అత్యవసర పరిస్థితులు ఏర్పడతాయి. కుటుంబ సభ్యులు తీవ్ర అస్వస్థతకు గురవుతారు, ప్రియమైన వ్యక్తి మరణించారు, మీరు ప్రమాదంలో పడి ఆసుపత్రికి పరిమితమయ్యారు. కొన్నిసార్లు, జీవితం పనికి ఆటంకం కలిగిస్తుంది మరియు మీరు పూర్తి చేస్తామని వాగ్దానం చేసిన ప్రాజెక్ట్‌ను పూర్తి చేయలేరు.
మీరు ఇమెయిల్‌కు ప్రతిస్పందించడం ఆలస్యమైనప్పుడు మరియు మీరు ఇకపై ప్రాజెక్ట్‌ను చేపట్టలేరని మీరు వారికి చెప్పవలసి ఉంటుంది, విషయాన్ని సునాయాసంగా నిర్వహించడం మరియు మీరు చేయగలిగిన పరిష్కారాలను అందించడం కీలకం.
మీ పరిస్థితిని వివరించడానికి మీరు సర్దుబాటు చేయగల ఉదాహరణ ఇమెయిల్ ఇక్కడ ఉంది.
గ్రహీత -
ఇటీవల, నేను నా వ్యక్తిగత జీవితంలో ఒక వినాశకరమైన సంఘటనను అనుభవించాను, అది నా పని సామర్థ్యాన్ని గణనీయంగా ప్రభావితం చేసింది. ఈ ఈవెంట్ కారణంగా, నేను ఇకపై మీ ప్రాజెక్ట్‌ను తగినంతగా పూర్తి చేయలేను. భవిష్యత్ కోసం, నేను నా కుటుంబానికి సహాయం చేయడానికి కొంత సమయం కేటాయించాలని నిర్ణయించుకున్నాను మరియు నేను మీ పనిని పూర్తి చేయలేను.ప్రాజెక్ట్.
నా స్థానంలో, ఈ వ్యక్తిని ఉద్యోగాన్ని స్వీకరించమని నేను బాగా సిఫార్సు చేస్తున్నాను. నేను వాటిని మీ ప్రాజెక్ట్ వివరాలను పూరించాను మరియు వాటిని ఈ ఇమెయిల్‌లో కాపీ చేసాను కాబట్టి మీరిద్దరూ ప్రాజెక్ట్‌లో అవసరమైన తదుపరి దశల గురించి మాట్లాడుకోవడం ప్రారంభించవచ్చు. ఈ వ్యక్తికి ఈ రంగంలో విస్తృతమైన అనుభవం ఉంది మరియు మీరు వారితో పని చేయడం నిజంగా ఆనందిస్తారని నేను భావిస్తున్నాను.
కాపీ చేయండి మీరు ఉద్యోగాన్ని చేపట్టాలని సిఫార్సు చేస్తున్న కొత్త వ్యక్తి ఇమెయిల్‌లో తద్వారా మీ క్లయింట్ వెంటనే వారితో పని చేయడం ప్రారంభించవచ్చు. అలా చేయడం వలన మీరు ఆపివేసిన ప్రాజెక్ట్‌ను వీలైనంత త్వరగా ప్రారంభించడంలో ప్రతి ఒక్కరూ సహాయపడతారు.
కోషర్ ఉప్పుకు బదులుగా సముద్రపు ఉప్పు
ప్రాజెక్ట్‌ను మార్చడంలో మీరు చేయాల్సిన పని మొత్తం మీరు చేస్తున్న ఉద్యోగంపై ఎక్కువగా ఆధారపడి ఉంటుంది. మీరు ఫ్రీలాన్స్ వీడియోగ్రాఫర్ అయితే ఇకపై ఈవెంట్‌ను కవర్ చేయలేకపోతే, మీరు ఈవెంట్ వివరాలు మరియు క్లయింట్ అంచనాల గురించి కొత్త ఫ్రీలాన్సర్‌కి తెలియజేయవచ్చు, తద్వారా వారు అక్కడి నుండి షూట్‌ను చేపట్టవచ్చు. మీరు మీ కంపెనీలోని మరొక వ్యక్తికి ప్రాజెక్ట్‌ను బదిలీ చేస్తుంటే, వారు మీ ఉద్యోగ వివరణ మరియు ప్రస్తుతానికి వారు తీసుకుంటున్న క్లయింట్ గురించి బాగా తెలుసుకుంటారు.
మీ ఆలస్య ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందనను నిజాయితీగా ఉంచండి
మీరు ప్రతిస్పందించడానికి చాలా రోజులు పట్టినప్పటికీ, సంబంధాన్ని కాపాడుకోవడానికి మీరు చేయగలిగే అతి ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే మీ కమ్యూనికేషన్‌తో బహిరంగంగా మరియు నిజాయితీగా ఉండటం. ప్రజలు నిజాయితీకి విలువ ఇస్తారు మరియు ఆలస్యానికి నిజమైన క్షమాపణలు మీ తప్పులను పరిష్కరించడానికి మీరు సిద్ధంగా ఉన్నారని బలమైన సందేశాన్ని పంపుతుంది.
భవిష్యత్తులో, నిశ్శబ్దం కంటే క్లుప్త ప్రతిస్పందన మంచిదని గుర్తుంచుకోవడానికి ప్రయత్నించండి. పూర్తి ప్రతిస్పందనను పంపడానికి మీకు సమయం లేకుంటే, మీరు వారి సందేశాన్ని అందుకున్నారని త్వరిత ఇమెయిల్ పంపండి మరియు త్వరలో వారితో వివరంగా మాట్లాడటానికి వేచి ఉండండి. ఆపై, మీకు ఎక్కువ సమయం ఉన్నప్పుడు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వమని మిమ్మల్ని ప్రాంప్ట్ చేయడానికి మీ ఫోన్‌లో రిమైండర్‌ను సెటప్ చేయండి. వారు మరచిపోలేదని తెలుసుకోవడం, కానీ మీరు వేరొకదానిని నిర్వహించడంలో మధ్యలో ఉన్నారని, మీరు శ్రద్ధ వహిస్తున్నారనే సందేశాన్ని పంపుతుంది. ప్రతిస్పందించడం వాయిదా వేయవద్దు; శీఘ్ర సందేశాన్ని పంపడానికి ఒక్క క్షణం వెచ్చించి ప్రపంచాన్ని మార్చవచ్చు.
